En tant que propriétaire d’une société civile immobilière (SCI), gérer une comptabilité permet d’honorer vos engagements envers vos associés et l’administration fiscale. Cette tâche s’avère particulièrement chronophage, en raison de la multiplicité d’opérations financières à coordonner (suivi de loyers, emprunts, travaux…). Voici donc quelques solutions pratiques pour alléger la tenue de vos comptes.
SCI : comment simplifier la gestion de votre comptabilité ?
Optez pour une comptabilité de trésorerie
Selon le régime fiscal de votre SCI, vous serez soumis à :
- une comptabilité de trésorerie pour les SCI à l'IR ;
- une comptabilité d'engagement pour les SCI à l'IS.
Pour les SCI à l'IR, il est généralement plus aisé d'enregistrer des transactions réelles que de saisir celles qui sont en attente de règlement. La plupart des SCI adoptent d'ailleurs cette approche, également appelée comptabilité de trésorerie. Concrètement, vos créances ne sont reportées qu'au moment de l'encaissement, tandis que vos dépenses sont saisies dès que vous soldez les frais requis. Vous avez ainsi une vue immédiate de votre situation financière, facilitant ainsi la gestion de vos liquidités et la prise de décisions stratégiques.
Une comptabilité dite d'engagement est fortement déconseillée (si vous avez le choix), car elle implique un ensemble d'actions fastidieuses. Les entrées et les sorties de fonds sont saisies en amont de tout règlement, ce qui complique le suivi de vos avoirs et de vos dettes. Vous devrez non seulement déclarer la TVA mensuellement ou trimestriellement, mais inscrire, au passif de votre bilan, des provisions pour risques et charges. Malheureusement, la comptabilité d'engagement est obligatoire pour les SCI à l'IS.
Utilisez un outil de gestion comptable adapté aux SCI
Que vous soyez soumis à l'impôt sur le revenu (IR) ou sur les sociétés (IS), un logiciel de comptabilité pour les SCI garantit la traçabilité continue de vos transactions. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, cet outil simplifie vos déclarations fiscales ainsi que la coordination de vos biens locatifs.
Suivi d'activité en temps réel
Une application de gestion comptable est conçue pour synchroniser votre portefeuille bancaire sur tous les terminaux (ordinateur, tablette ou mobile). Les mouvements effectués sur votre compte s'affichent automatiquement sur une interface intuitive, ce qui réduit les erreurs de saisie. Vous pouvez également téléverser et archiver vos relevés, vos factures et d'autres justificatifs liés à la gestion immobilière.
Certains logiciels permettent de catégoriser automatiquement vos transactions selon votre régime d'imposition (IR ou IS). Vous avez ainsi une vision générale de vos revenus fonciers et des charges déductibles. En fonction du paramétrage effectué, les versements, les prélèvements et les remboursements émanant des associés peuvent être enregistrés systématiquement. Vous avez également accès à des statistiques, des graphiques, des alertes et d'autres options de reporting.
Pour choisir le meilleur logiciel de comptabilité SCI, comparez les fonctionnalités et les prix proposés par des éditeurs fiables du marché. N'hésitez pas à tester leurs différentes versions d'essai, puis retenez l'outil qui répond le mieux à vos besoins et à votre budget.
Déclarations fiscales
Avec un logiciel de comptabilité SCI, vous pouvez élaborer des documents courants tels que le grand livre, le bilan et le compte de résultat. Des versions préremplies des formulaires Cerfa 2072-S et 2065/2033 peuvent également être générées à partir de vos données. Vous avez la possibilité de les éditer et de les transmettre directement à l'administration fiscale via l'interface connectée à internet. Des notifications vous sont fournies en temps réel afin de vous rappeler les dates de clôture d'exercice et de soumission des déclarations.
L'outil permet de déterminer les quotes-parts des associés (personnes physiques), au même titre que les montants à reporter sur le fichier CA3 relatif au règlement de la TVA. Tous les documents élaborés peuvent être importés dans les formats imposés par l'article 47 du Livre des Procédures Fiscales (LPF).
Gestion de locations
En plus de fournir une liasse fiscale sans erreurs, un logiciel de comptabilité SCI vous aide à suivre les encaissements de loyer et à établir des quittances correspondantes. Les charges locatives sont déterminées automatiquement, avant d'être condensées dans un bilan annuel à transmettre aux occupants de vos biens immobiliers. Nous vous conseillons de choisir une application proposant un module de comptabilité analytique. Vous aurez ainsi accès à des rapports sur la rentabilité brute et nette de votre investissement.
L'outil peut également intégrer une option d'édition de courrier qui permet de relancer les locataires en cas d'impayés, de les informer d'une réévaluation de mensualité ou de réclamer leur attestation d'assurance. Les modèles de correspondance sont personnalisables sur l'interface selon vos besoins. Vos données peuvent également servir à rédiger un bail conforme à la loi ALUR, un procès-verbal ainsi qu'une feuille de présence en prévision d'une assemblée générale entre les associés et les locataires. Une fois établis, les documents peuvent être imprimés, exportés au format PDF ou transmis par mail aux destinataires.
Gestion de comptabilité en SCI : contactez un consultant ou un cabinet spécialisé
L'externalisation de votre comptabilité vous permet de concentrer vos ressources sur d'autres activités telles que la recherche de locataires et l'entretien de vos biens immobiliers. Ayant une connaissance approfondie des obligations légales spécifiques aux SCI, le consultant ou le cabinet sollicité saura contrôler et justifier vos comptes.
Collecte d'informations et élaboration d'un plan comptable adapté
L'intervention du professionnel débute généralement par le recueil d'un ensemble de documents :
- statuts de votre société civile immobilière,
- baux locatifs,
- relevés bancaires,
- factures émises,
- déclarations fiscales antérieures.
L'expert peut également demander des précisions sur le nombre d'associés, le régime d'imposition choisi et le budget alloué à la tenue de vos comptes. Après une étude minutieuse des informations, l'expert définit les classes comptables les plus adaptées à votre SCI. Il propose ensuite un plan qui répartit de manière cohérente vos transactions (encaissements, prélèvements, remboursements d'emprunts, etc.).
Saisie des données comptables et déclarations fiscales
La mission du consultant prend en compte la dématérialisation de vos factures et l'enregistrement de vos données de gestion (dépenses, recettes, dettes…). À l'aide d'un logiciel intuitif, il apprête le bilan de votre société ainsi que la liasse fiscale. Cette dernière est composée du :
- formulaire n°2072-S si vous êtes soumis à l'impôt sur le revenu,
- Cerfa 2065/2033 si vous appartenez au régime IS,
- fichier n°3310-CA3-SD relatif à la TVA nette.
Ces différents documents sont déclarés selon les échéances réglementaires, évitant ainsi les pénalités, les majorations de départ, les mises en demeures et les procédures de recouvrement forcé. En cas de litige avec l'administration fiscale, l'expert en comptabilité SCI saura vous représenter et négocier un accord. Il vous fournira également des rapports périodiques sur l'état de votre trésorerie tout en vous prodiguant des conseils sur l'optimisation de vos finances.
