Combien de temps conserver les documents et papiers d’une entreprise fermée ?

Toute entreprise doit conserver certains documents qu’elle a émis ou reçus un certain nombre d’années. Il peut s’agir de factures, de fiches de paie, de documents fiscaux, etc. Cela dépend du type d’archive et des obligations légales de l’entreprise. Si ces documents ne contiennent pas de données personnelles, ils peuvent être archivés par l’entreprise sans limite de temps. En revanche, il faut souvent que les dossiers importants soient conservés une durée minimum, ce qui laisse à l’administration le temps de procéder à des contrôles. Nous vous indiquons dans cet article la durée légale de conservation des documents dans les différents cas de figure.

Documents Entreprise

L’obligation de conserver les documents d’une entreprise fermée

Comment se fait-il qu’il faille conserver un certain nombre de documents pendant plusieurs années, parfois même pendant 30 ans ? Ces obligations ont l’avantage de sécuriser les archives des sociétés qui sont alors en mesure de vérifier d’anciennes données pendant de longues années. En cas de problème, de contrôle ou simplement de recherche d’information, la direction a tous les documents nécessaires sous la main. C’est très important si vous avez besoin de prouver que vous avez bien rempli vos obligations légales et que votre société a bien respecté le droit des salariés. En cas de litige, il faut que vous puissiez montrer un certain nombre de documents.

Selon l’envergure de votre société, il peut être intéressant de conserver sans limites de date tout document susceptible de prendre de la valeur. Les archives publiques peuvent s’intéresser à l’histoire d’une entreprise et donner beaucoup d’importance à certaines pages. Si votre entreprise joue un rôle notable dans le rayonnement de votre région et que certains documents peuvent avoir un jour une valeur pour les spécialistes des sciences humaines, conservez ces derniers. N’hésitez pas à numériser autant que faire se peut, cela ne vous empêchera pas de conserver également l’original.

La durée légale de conservation en fonction du type de document

La durée légale de conservation des documents administratifs dépend de leur style. S’agit-il de documents civils et commerciaux ? De documents comptables, sociaux, fiscaux ou relatifs aux ressources humaines ? Cette période de garde de 1 à 30 ans dépend du type de document concerné.

Les documents civils et les contrats commerciaux

Selon le type de dossier considéré, celui-ci doit être conservé 2 ans, 3 ans, 5 ans ou 10 ans :

Type de document Durée légale de conservation
·        Garantie pour les biens ou services au consommateur

2 ans

·        Déclarations de douane

3 ans

·        Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale

·        Documents bancaires

·        Documents établis pour le transport de marchandises

5 ans

·        Factures clients ou fournisseurs

·        Contrats conclus par voie électronique

·        Correspondances commerciales

·        Etc.

10 ans

·        Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers

30 ans

Les documents comptables

Les documents comptables comme les livres et les registres comptables doivent être conservés pendant 10 ans. C’est également le cas des pièces justificatives relatives à ces dossiers.

Les documents sociaux

Les documents sociaux doivent être conservés 3 ans, 5 ans ou 10 ans suivant le cas :

Type de document Durée légale de conservation
·        Convocations

·        Feuilles de présence

·        Pouvoirs

·        Rapports du gérant ou du conseil d’administration

3 ans

·        Les statuts de la société

5 ans (dès la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés)

·        Documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat…)

10 ans

Les documents relatifs aux RH (ressources humaines)

Les documents relatifs aux ressources humaines doivent être conservés entre 1 et 5 ans :

Type de document Durée légale de conservation
·        Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

1 an

·        Charges sociales/taxe sur les salaires

·        Jours de travail des salariés sous convention de forfait

3 ans

·        Bulletin de paie

·        Registre unique du personnel

·        Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, régimes de retraite…

·        Inspection du travail

·        Contrôle du CSE

·        Accident du travail

5 ans

Les documents fiscaux

En vertu de l’article L102B du Livre des procédures fiscales, les documents fiscaux suivants doivent être conservés pendant 6 ans :

  • Impôt sur le revenu ;
  • Impôt sur les sociétés ;
  • Bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ;
  • Bénéfices non commerciaux (BNC) ;
  • Impôts directs locaux ;
  • Cotisation foncière des entreprises (CFE) ;
  • Valeur ajoutée des entreprises (CVAE) ;
  • Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ;

Le délai peut débuter à la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou à la date d’établissement des documents et pièces.

Sachez également qu’en cas de fraude fiscale, d’absence de déclaration, de travail dissimulé ou d’activité illicite, le délai passe de 6 à 10 ans.

Archiver vos documents en ligne pour limiter les risques de perte

Les méthodes de stockage de données ont été grandement simplifiées par Internet. Il est désormais possible de tout archiver de façon informatique, ce qui vous permet d’avoir un accès simplifié et de partager vos dossiers tout en évitant la destruction des documents. De plus en plus d’entrepreneurs privilégient cette façon de faire grâce aux différents services de stockage en ligne comme Google Drive, OneDrive ou Dropbox. Cela n’empêche pas d’avoir une archive physique si vous le désirez. Vous pouvez conserver vos documents sous forme papier, mais également sous forme numérique. Vous mettez ainsi un maximum de chances de votre côté.

Non-conservation des papiers de l’entreprise : quelles sont les sanctions possibles ?

Il faut être vigilant avec la conservation des papiers de votre entreprise. Il peut arriver que l’administration sanctionne le fait de ne pas conserver certains documents. L’article 1734 du Code général des impôts prévoit d’ailleurs une amende de 10 000 € si vous ne conservez pas suffisamment longtemps vos documents fiscaux. Mieux vaut ne pas jouer avec le feu, on ne sait jamais ce qui peut arriver.

Documents relatifs au recrutement (CV, entretien d’embauche) : est-on dans l’obligation de les conserver ?

Il n’y a pas d’obligation légale particulière concernant la conservation des CV et des lettres de motivation d’anciens employés. Il est donc possible de s’en débarrasser ou de les conserver pour archive. En revanche, la CNIL recommande de ne conserver ces documents que 2 ans après votre dernier contact avec vos employés. Les données personnelles ne doivent en aucun cas être conservées par l’entreprise. Si certains documents en contiennent, la société doit procéder à leur destruction. Pour résumer, vous n’êtes pas obligé de conserver les documents relatifs au recrutement. Vous êtes plutôt incité à vous en débarrasser sous 2 ans.

Délai de conservation écoulé : que faire des documents de votre entreprise ?

Lorsque le délai de conservation des archives est écoulé, vous pouvez procéder à la destruction de celles-ci. Il existe des entreprises spécialisées dans le broyage sécurisé de documents sensibles et dans leur recyclage. Les archives départementales sont également susceptibles de prendre en charge cette opération. Nous vous invitons à les contacter pour plus de précisions. Si le volume de papier à détruire n’est pas trop important, vous pouvez aussi investir dans un destructeur de documents.

Pour être en mesure de répondre à n’importe quel contrôle, il est essentiel de bien archiver les papiers de votre entreprise. Une fois par an, vous pouvez aussi procéder au tri des documents, mais sans jeter des documents qu’il aurait fallu garder ! Gardez les documents nécessaires et débarrassez-vous des autres !

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