En matière de gestion locative, le bailleur d’un logement meublé ou non meublé (propriétaire ou son mandataire) se doit de transmettre au locataire une quittance de loyer, sous réserve que le paiement de ce loyer soit intégral. Les modalités de ce document sont définies dans l’article 21 de la loi 89-462 du 6 juillet 1989, et complétées par la loi Alur. Elles sont simples et encadrées. Cet article vous en dévoile les détails.
Modèle de quittance de loyer
Modèle gratuit de quittance de loyer
Voici un modèle gratuit de quittance de loyer que vous pouvez rédiger pour votre locataire. Un envoi simple par courrier postal est suffisant.
Quittance de loyer du mois de : (indiquez la période concernée)
Adresse de la location :
Je soussigné, (nom et prénom du propriétaire ou coordonnées de son mandataire) propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de (indiquez les nom et prénom du locataire) la somme de (indiquez en chiffres et en lettres le montant du loyer perçu) euros, au titre du paiement du loyer et des charges pour la période de location du (date de début de période et date de fin de période) et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits.
Détail du règlement :
- Loyer : ………..euros
- Provision pour charges : ………..euros
- Total : ………..euros
Date du paiement :
Fait à (ville), le (date)
Signature
Cette quittance annule tous les reçus qui auraient pu être établis précédemment en cas de paiement partiel du montant du présent terme. Elle est à conserver pendant trois ans par le locataire (article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).
Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
La quittance de loyer est un document officiel du bailleur (le propriétaire ou son administrateur de biens, une agence immobilière par exemple) remis au locataire qui atteste du règlement de son loyer. Par définition, elle n’est transmise que si le locataire s’est acquitté du paiement de son loyer et des charges y afférant.
À savoir que ne pas la fournir alors que le locataire en a fait la demande est passible, pour le propriétaire, d’une peine visant à payer des dommages et intérêts à son locataire, couvrant ainsi les éventuels préjudices subis du fait de ce manquement.
Bien entendu, elle est gratuite. Même les éventuels frais d’envoi, ou frais de gestion ne sauraient être facturés au locataire.
Que doit obligatoirement contenir la quittance de loyer ?
Les mentions obligatoires apparaissant sur la quittance de loyer sont simples et informatives. Le propriétaire doit y faire figurer :
- Les coordonnées complètes du bailleur (nom et adresse) ;
- Les coordonnées complètes du locataire (nom et adresse) ;
- La date d’envoi de la quittance ;
- La période à laquelle se réfère la quittance de loyer ;
- Le détail des sommes versées par le locataire (en chiffres et en lettres) en précisant bien le montant du loyer et le montant de chaque autre charge.
Le propriétaire y fait également figurer un éventuel retard de loyer (d’une période précédente).
Le propriétaire indique bien la somme effectivement réglée. Si le locataire n’a payé son loyer que partiellement, il ne délivre donc pas une quittance, mais un reçu de paiement partiel de loyer.
À quoi sert une quittance de loyer ?
Si la quittance de loyer est, à la base, une preuve du règlement du loyer par le locataire, il peut aussi servir de justificatif de domicile pour certains organismes comme la Caisse d’Allocations Familiales notamment.
Elle peut aussi être réclamée pour l’octroi d’un prêt immobilier.
Il est conseillé de les conserver pendant 3 ans.
Est-il obligatoire de donner une quittance de loyer ?
En matière de bail d’habitation meublée ou non meublée, le propriétaire ou le bailleur n’a pas l’obligation de la transmettre sauf si le locataire en fait la demande (selon la loi du 6 juillet 1989). Dans ce cas, le locataire se voit remis la quittance de loyer gratuitement.
Un contrat de location ne doit jamais indiquer le contraire. Si c’était le cas, cette mention ne serait pas recevable.
Même si le locataire n’habite plus à l’adresse concernée, le bailleur doit fournir cette attestation sur simple demande.
Où trouver les quittances de loyer ?
1. En faire la demande à son bailleur
Le locataire envoie un simple courrier postal à son bailleur pour réclamer sa quittance de loyer.
Voici un modèle de lettre pour cela :
Coordonnées du locataire
Date, et lieu
Madame, Monsieur,
Veuillez trouver ci-joint un chèque/copie d’un virement de (…) euros en règlement de mon loyer du (mois et année).
Merci de bien vouloir m’adresser, en retour, une quittance de loyer correspondant à ce versement.
Si le locataire souhaite recevoir sa quittance de loyer à chacun de ses règlements, il ajoute :
À l’avenir, je souhaiterais recevoir gratuitement, à chaque règlement de loyer, une quittance de loyer comme la loi le prévoit (article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).
Ou bien si le locataire accepte la dématérialisation :
J’accepte d’accéder à la transmission dématérialisée de ma quittance, voici mon adresse mail :
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Signature du locataire
En effet, depuis la loi Alur, la quittance de loyer peut être envoyée de manière automatique et dématérialisée au locataire, sous réserve que celui-ci l’ait expressément accepté.
2. Si le locataire se voit refuser l’accès à sa demande, il peut engager une procédure. Celle-ci se déroule en 3 étapes
- À l’amiable, dans un premier temps. Il adresse alors un courrier de mise en cause à son propriétaire. Dans ce cas, le bailleur doit lui répondre sous huitaine. Ce modèle de courrier est accessible gratuitement sur internet.
- La mise en demeure, juridiquement motivée, se fait en parallèle d’une déclaration auprès du greffe du tribunal compétent. Il convient de l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception.
- Le locataire peut saisir le juge d’Instance. Ce dernier lui envoie alors une injonction de faire. Il peut même statuer en référé (mesure d’urgence) afin d’imposer un délai de réponse au bailleur et lui faire payer une pénalité de retard (calculée par jour de retard).
Comment adresser une quittance de loyer à son locataire ?
Le bailleur, le propriétaire ou son mandataire envoie soit par voie postale simple soit par mail, si le locataire l’a accepté, la quittance de loyer.
En aucun cas, le bailleur ne peut exiger que le locataire se déplace pour obtenir sa quittance.
Si le locataire en fait la demande, elle peut aussi être envoyée de manière automatique après chaque règlement de loyer.
Quand la remettre ?
La quittance de loyer vaut attestation de règlement. En conséquence, elle ne peut être remise au locataire qu’après règlement complet du loyer du mois et des charges. La quittance de loyer détaille les sommes inhérentes au loyer lui-même et à chacune des charges.
Il s’agit bien de règlement de loyer complet. En cas de paiement partiel, un simple reçu se substitue à la quittance.
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